Política de Tratamiento y Seguridad de los Datos Personales

I. Objetivo

Cumplir las obligaciones, requisitos y estándares exigidos por el ordenamiento jurídico colombiano y establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Camacol Caldas.

II. Alcance y obligatoriedad

Esta política constituye el marco general para el desarrollo de las políticas internas, protocolos, actividades y procedimientos que permitan cumplir efectivamente los estándares de protección de datos personales. Es de estricto y obligatorio cumplimiento por parte de Camacol Caldas, su gerente, directivos, empleados, contratistas, proveedores y cualquier persona con relación directa o indirecta con la entidad.

III. Datos del responsable del tratamiento

IV. Bases de datos

Camacol Caldas maneja bases de datos de asistentes, afiliados, usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y aliados. Cada base tiene finalidades específicas y se administra física o electrónicamente bajo políticas de seguridad y control para la recolección, almacenamiento y protección de los datos personales.

V. Finalidades del tratamiento

Prospectos / Clientes (afiliados y no afiliados) y sus colaboradores · Usuarios web y redes sociales

1. 1Análisis de comportamiento y segmentación: uso de sistemas de IA para identificar patrones de participación y preferencias en el sector construcción. Los titulares podrán conocer los criterios y oponerse al perfilado automatizado comercial.
2. 2Remisión de ofertas o propuestas comerciales y demás información sobre productos y servicios ofrecidos por Camacol Caldas.
3. 3Verificación del cumplimiento legal previo a la suscripción de cualquier vínculo contractual ante cámaras de comercio, centrales de riesgo y listas restrictivas.
4. 4Consultas y reportes positivos y/o negativos de información comercial, financiera y crediticia a operadores de bases de datos, entidades financieras y centrales de riesgo.
5. 5Suscripción y ejecución de contratos.
6. 6Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
7. 7Grabación de llamadas, reuniones o eventos virtuales o presenciales a los que sean convocados.
8. 8Envío por cualquier medio de documentación solicitada, portafolio comercial e información en cumplimiento del servicio ofertado.
9. 9Conocimiento del perfil comercial del prospecto y campañas de mercadeo relacionadas con productos y servicios del responsable.
10. 10Gestión de recuperación de cartera mediante cobro persuasivo, extrajudicial y/o judicial.
11. 11Gestión de facturación.
12. 12Perfilamiento del cliente: uso de herramientas automatizadas para personalización de servicios y ofertas, con supervisión humana obligatoria y revisiones trimestrales.
13. 13Inclusión en chats o grupos de WhatsApp u otros medios de mensajería instantánea para envío de información relacionada con el objeto de Camacol Caldas.
14. 14Envío de comunicaciones comerciales propias y de afiliados/aliados.
15. 15Gestión de prospectos de clientes.
16. 16Contactar a colaboradores del cliente para dar cumplimiento al objeto contractual.
17. 17Históricos de relaciones comerciales.
18. 18Procedimientos judiciales, atención de requerimientos de autoridades y cumplimiento de obligaciones legales.
19. 19Marketing y publicidad: segmentación algorítmica y optimización de comunicaciones, con derecho de oposición y revisión humana.
20. 20Comercio electrónico.
21. 21Suministro de información en materia de SAGRILAFT.
22. 22Trámites posventa.
23. 23Atención y trámite de PQRS.
24. 24Invitaciones a eventos en los que se capturará la imagen del cliente.
25. 25Emisión de certificados que soporten la relación entre el titular y Camacol Caldas.
26. 26Publicaciones en redes sociales, página web y demás medios.
27. 27Transmisión o transferencia nacional o internacional de información a terceros para ejecución de contratos u obligaciones legales.

Prospectos / Proveedores / Contratistas y sus colaboradores

1. 1Solicitud y valoración de cotizaciones u ofertas.
2. 2Procesos de selección y evaluación del proveedor o contratista.
3. 3Solicitud de referencias y certificados de terceros.
4. 4Adjudicación de contratos y emisión de órdenes de compra/servicio.
5. 5Conservación de hojas de vida y resultados de procesos para futuros vínculos.
6. 6Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
7. 7Cumplimiento de disposiciones en retención de impuestos y reportes a entes de control.
8. 8Verificación de cumplimiento legal ante cámaras de comercio, centrales de riesgo y listas restrictivas.
9. 9Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
10. 10Consultas y reportes en listas restrictivas y centrales de riesgo.
11. 11Gestión de trámites: solicitudes, quejas y reclamos.
12. 12Contacto con el titular para envío de información derivada del contrato.
13. 13Gestión de llamados de atención y sanciones contractuales/legales.
14. 14Publicaciones en redes sociales, web y otros medios.
15. 15Gestión económica, contable y fiscal.
16. 16Procedimientos judiciales y atención de requerimientos de autoridades.
17. 17Gestión de marketing y publicidad propia.
18. 18Consultoría, auditorías, asesorías y servicios relacionados.
19. 19Gestión de facturación.
20. 20Grabación de llamadas, reuniones o eventos.
21. 21Verificación de pagos de nómina, prestaciones, seguridad social y riesgos laborales.
22. 22Seguridad y control de acceso a las instalaciones.
23. 23Inclusión en grupos de WhatsApp u otros medios de mensajería instantánea.
24. 24Envío de notificaciones, comunicaciones y ofrecimiento de productos y servicios.
25. 25Reservas hoteleras, tiquetes, viáticos y solicitud de vehículos para traslados.
26. 26Verificación de cumplimiento de normas de SG-SST.
27. 27Verificación de cumplimiento normativo en protección de datos.
28. 28Envío de comunicaciones comerciales propias y de aliados.
29. 29Transmisión o transferencia nacional o internacional de información para contratos u obligaciones legales.

Aspirantes / Aprendices / Empleados directos o indirectos

1. 1Recolección de hojas de vida directamente del titular o de terceros.
2. 2Análisis de hojas de vida, validación de referencias, verificación de antecedentes judiciales, disciplinarios, penales, contractuales y fiscales.
3. 3Consultas y reportes en centrales de riesgo y bases de información comercial/crediticia.
4. 4Conservación de hojas de vida y resultados para futuros procesos.
5. 5Registro de información del grupo familiar del empleado.
6. 6Exámenes de ingreso, periódicos y de egreso con profesionales de la salud.
7. 7Suscripción de contratos laborales, sus modificaciones o adiciones.
8. 8Pruebas de alcoholemia, doping y demás concordantes.
9. 9Cumplimiento de obligaciones laborales: seguridad social, parafiscales, nómina, prestaciones, vacaciones y liquidaciones.
10. 10Programación de trabajo y asignación de funciones, roles y perfiles.
11. 11Control de horario y de cartera (cobro persuasivo, extrajudicial o judicial).
12. 12Programas de bienestar corporativo para el titular y sus beneficiarios.
13. 13Gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
14. 14Gestión de sanciones, amonestaciones, descargos y despidos.
15. 15Comunicaciones de políticas, directrices y boletines empresariales.
16. 16Control de asistencia a capacitaciones y eventos.
17. 17Inclusión en grupos de WhatsApp u otros medios de mensajería.
18. 18Creación de perfil de salud y sociodemográfico.
19. 19Suministro de información a contratistas y proveedores para ejecución de contratos.
20. 20Reservas hoteleras, tiquetes, viáticos y vehículos para traslados.
21. 21Atención y trámite de solicitudes de personal.
22. 22Publicaciones en página web, redes sociales y otros medios.
23. 23Grabación de llamadas o reuniones.
24. 24Procedimientos judiciales y cumplimiento de obligaciones legales.
25. 25Gestión de marketing y publicidad propia.
26. 26Suministro de información a clientes para ejecución del objeto contractual.
27. 27Soporte documental de relaciones laborales y certificados.
28. 28Resguardo de información de seguridad social de exempleados.
29. 29Emisión de certificados de relación laboral.
30. 30Comunicaciones comerciales propias y de aliados.
31. 31Transmisión o transferencia nacional o internacional para ejecución contractual u obligaciones legales.

Potenciales / Asistentes a capacitaciones, cursos y diplomados

1. 1Promoción y difusión de programas educativos.
2. 2Desarrollo de los procesos académicos.
3. 3Generación de reportes, informes y estadísticas.
4. 4Trámites de PQRS.
5. 5Prestación del servicio directa o a través de instituciones aliadas.
6. 6Cumplimiento de obligaciones contraídas con asistentes activos e inactivos.
7. 7Control de asistencia.
8. 8Registro de entrada y salida de documentos.
9. 9Emisión de certificados.
10. 10Gestión de facturación y de cobro prejudicial/judicial.
11. 11Gestión económica, contable y fiscal.
12. 12Inclusión en grupos de WhatsApp u otros medios de mensajería.
13. 13Atención de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
14. 14Comunicaciones comerciales propias y de aliados.
15. 15Publicaciones en redes sociales, web y demás medios.
16. 16Grabación de las clases.
17. 17Transmisión o transferencia nacional o internacional para ejecución contractual.

VI. Derechos de los titulares

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el titular tendrá derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable.
• Ser informado del uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no se respeten los principios y garantías legales.
• Acceder gratuitamente a sus datos objeto de tratamiento.
• Conocer las modificaciones a esta política de manera previa.
• Tener fácil acceso al texto de esta política.
• Conocer la dependencia o persona facultada para atender peticiones, quejas y reclamos.

VII. Derechos específicos ante sistemas de inteligencia artificial

a. Información sobre decisiones automatizadas

• Ser informado cuando una decisión que lo afecte sea tomada únicamente por medios automatizados.
• Conocer la existencia de sistemas de IA en procesos que involucren sus datos.
• Recibir información clara sobre la finalidad y alcance del tratamiento automatizado.

b. Explicación comprensible

• Obtener explicación significativa de la lógica aplicada.
• Conocer los principales factores considerados por el algoritmo.
• Recibir información sobre las posibles consecuencias.

c. Oposición a decisiones automatizadas

• Oponerse a decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado con efectos significativos.
• Solicitar alternativas no automatizadas cuando sea posible.

d. Intervención humana y supervisión

• Solicitar revisión humana de cualquier decisión automatizada.
• Obtener respuesta de personal humano especializado en máximo 2 días hábiles.
• Expresar su punto de vista e impugnar la decisión.

e. Rectificación de decisiones automatizadas

• Solicitar corrección de decisiones basadas en datos incorrectos.
• Obtener nueva evaluación cuando se corrijan datos que influyeron en la decisión.

f. No discriminación algorítmica

• No ser objeto de discriminación por categorías protegidas.
• Conocer las medidas implementadas para prevenir sesgos.

Canales con IA implementada

VIII. Persona o área encargada de PQR

Camacol Caldas designa al titular del cargo del Área de Camacol Capacita como responsable de la adopción e implementación de esta política y del sistema de tratamiento de datos personales.

IX. Procedimiento para ejercer el derecho de habeas data

Consultas

1. Se formula por escrito o al correo oficial.datos@camacolcaldas.com.
2. Se atiende en máximo diez (10) días hábiles desde el recibo.
3. De no ser posible, se informarán los motivos y se atenderá en máximo cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

1. Se formula por escrito al domicilio o al correo oficial.
2. Debe contener nombre y documento del titular, hechos, objetivo perseguido y datos de contacto.
3. Si está incompleto se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes.
4. Si quien lo recibe no es competente, dará traslado en máximo 2 días hábiles.
5. Se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos.
6. Plazo máximo de respuesta: 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más.

X. Deberes de Camacol Caldas como responsable

• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar el soporte de la autorización otorgada por el titular.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar los datos bajo condiciones de seguridad que impidan adulteración o acceso no autorizado.
• Garantizar veracidad, exactitud y actualidad de la información suministrada a los encargados.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario.
• Adoptar políticas de seguridad y manuales de procedimientos de habeas data.
• Atender consultas y reclamos en los términos legales.
• Informar a la SIC sobre violaciones a códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones de la Autoridad Nacional de Protección de Datos.

XI. Deberes del encargado

Cuando Camacol Caldas actúa como encargado, o cuando contrata terceros encargados, exige el cumplimiento de los deberes legales: garantía del habeas data, condiciones de seguridad, actualización oportuna, atención de consultas y reclamos, adopción de políticas de seguridad, registro de leyendas “reclamo en trámite” e “información en discusión judicial”, y reporte de violaciones a la SIC.

XII. Tratamiento de datos sensibles y de menores

Como regla general, la entidad no trata datos sensibles ni de menores de edad. Cuando sea estrictamente necesario, se reforzarán todas las medidas de protección y se garantizará la prevalencia del interés general y los derechos fundamentales.

XIII. Sistemas de inteligencia artificial utilizados

Principios éticos aplicados

• Transparencia, no discriminación y proporcionalidad.
• Supervisión humana en decisiones significativas.
• Responsabilidad y privacidad desde el diseño.

Sistemas implementados

• Análisis de comportamiento y segmentación de mercados.
• Evaluación automatizada de proveedores y contratistas (con supervisión humana obligatoria).
• Gestión automatizada de marketing y comunicaciones.
• Procesamiento automatizado de solicitudes y consultas.

Medidas de prevención de sesgos

• Auditorías trimestrales de los sistemas de IA.
• Diversidad en datos de entrenamiento.
• Monitoreo continuo y comité de ética en IA.
• Capacitación del personal en prevención de sesgos.

XIV. Vigencia

La presente política rige desde el 17 de noviembre de 2023 (con actualización del 28 de enero de 2026) y podrá ser modificada cuando la entidad lo considere necesario. Los cambios sustanciales se comunicarán a los titulares por correo electrónico o publicación en el sitio web.